社用車で長距離を移動する際、どうしてもガソリンの給油が必要となってきます。
もし自腹で支払った場合、ガソリン代は経費として会社に報告し、立て替えた金額を請求しなければなりません。
レシートを持ち帰り、事務担当に報告したり、書類を作成し会社に請求する方法が一般的ですが、ガソリン代の請求方法は会社によって違いがあります。
また、通勤に社用車を使用している方も多いのではないでしょうか。通勤でかかったガソリン代などは、会社に請求することができるのか気になる方も多いはず。
今回は社用車で使用したガソリン代の勘定項目や、私用や通勤で発生したガソリン代についても解説していきます。
社用車のガソリン代は経費にできる
社用車で発生したがガソリン代は、経費として計上することができます。
経費として計上することができるということは、ガソリン代は会社持ちだということです。
社用車のガソリン代を社員が自腹で払う必要はなく、ガソリン代を立て替えた場合、きちんと会社に請求しましょう。
請求方法は会社により違いがあり、月末にまとめて請求する場合もあれば、立て替えた時にその都度請求する場合もあります。
どちらにせよ、ガソリン代を立て替えた場合は、証明が必要となってくるので、レシートや領収書をしっかりと保管しておくことが大切です。
勘定項目は「車両費」
会社として国に経費を計上する際、勘定科目が必要となってきます。
勘定科目とは使用した金額を何に使ったのか、ということをすぐにイメージすることができる見出しのことです。
勘定科目で大きな項目を作っておき、領収証と詳細を記しておくことで、誰が見てもおかしな経費ではないということが分かります。
そしてガソリン代の勘定項目は「車両費」に組み込まれることが多く、社用車に発生するメンテナンス費用などとまとめられたりします。
しかし、各経費に対しての勘定項目に絶対的な決まりはありません。
車両費という勘定項目に該当されやすいガソリン代ですが、その他にも「旅費交通費」や「消耗品費」などに分類している会社もあるため、自分の会社がどんな項目に振り分けているのかを確認しておきましょう。
社用車をよく使う会社では、どれだけ走ったかを把握するために「ガソリン代」だけの項目を作れば管理しやすくオススメです。
ガソリン代の清算方法は会社によって異なる
ガソリン代を清算する方法は会社により異なります。
・会社持ちのクレジットカードでの支払い
・社員が立て替えてレシートにより清算
など会社により違いがあり、ガソリン代を立て替える前に、自分の会社ではどのように清算しているかを確認することが大切だといえるでしょう。
ガソリン代の清算方法はさまざまですが、走行距離によってガソリン代を支払っている会社は、何を基準にガソリン代を決定しているかご存じですか。
地域によりガソリンの単価に違いはありますが、総務省統計局では全国平均ガソリン単価を発表しています。
この数値を元に走行距離からガソリン代を計算し、支払っているのです。
社用車を私用や通勤で使うことは可能？
社用車で通勤している方は多いと思いますが、そもそも社用車で通勤しても大丈夫なのか気になっている方もいることでしょう。
結論として、社用車で通勤することは可能です。しかし社用車で通勤するには条件があります。
まずは就業規則を確認
会社に属して働くということは、会社の就業規則は絶対に守らなければならないということです。それは社用車での通勤も同じこと。
先輩も同じことしているから大丈夫だろう、と考えている方は要注意。もしかすると就業規則では禁止になっているかもしれません。
もし社用車で通勤したいのであれば、まずは会社が定める就業規則を確認しましょう。就業規則に通勤してもいいと書かれてあるならば、堂々と通勤すればいいのです。
しかしなかには、就業規則には禁止されているけど黙認されている会社もあることでしょう。
黙認されているならば会社から止められることはないかもしれませんが、社用車で通勤するのはオススメしません。
黙認されているなら「今すぐやめるべき」理由
黙認されているから社用車で通勤している、という方は今すぐにやめましょう。理由は大きく２つあります。
2. 業務上横領罪に問われる可能性がある
どちらも発生してしまえば大きな問題になりかねません。
会社が社員を雇い、その社員が事故などのトラブルを起こしてしまった場合、会社も責任を負わなければなりません。
「使用者責任」とも呼ばれるこの法律は、「民法第715条」に取り決められています。
1. ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。（民法第715条）
しかし後半の文章では例外も記載されています。
もし社員が就業規則を破り、私的使用していた場合はこれにあたるため、仮に事故を起こしても会社に責任は問われないのです。
事故を起こした社員の罰則は会社により異なりますが、最悪の場合、社用車の修理費用を全額請求される可能性も出てきます。
そしてなにより会社の信用を失うため、いくら黙認されているからといっても社用車での通勤にメリットはないのです。
また、黙認といってもどこまでの役職が把握しているかによります。会社のトップが知らなければ、私的使用が発覚した際「業務上横領罪」に問われる可能性もあるのです。
業務上横領罪とは、刑法第253条で取り決められており、業務で使用しなければならないものを私的に使用したり、横領した場合に成立してしまいます。
これはお客さんから預かった品物にも該当しますが、会社が保有している物にも該当します。最悪の場合、会社から訴えられる可能性もあり危険です。
就業規則で禁止されているのにもかかわらず、社用車で通勤するということはとてもリスクがあるということなのです。社用車での通勤を黙認されている方は、今すぐやめることをオススメします。
通勤で使ったときのガソリン代
通勤で使ったガソリン代は、「通勤費」として会社からもらうことができます。
しかし、ガソリン代を支払うかどうかは、会社ごとに対応が違うため一概にもらえるとは言えません。
一般的に社用車での通勤を認めている会社では、車通勤と同様にガソリン代を支払っていることが多く、通勤費としてガソリン代を支払う場合、通勤距離での計算が一般的です。
社用車で通勤している方は一度会社に相談してみてはどうでしょうか。
まとめ
一般的に社用車で使ったガソリン代の勘定項目は、「車両費」としている会社が多くあります。
しかし社用車を良く使用する会社では、「ガソリン代」として独立した項目を作っている会社も。
社用車で使用したガソリン代の請求方法は、会社により違いがあるため、事前に確認しておくことをオススメします。
また、通勤で社用車を使っている場合、会社から通勤費としてガソリン代を支給してくれる会社が多くありますが、社用車での通勤を黙認されている会社ではガソリン代の支給は期待できません。
また、社用車での通勤をしたい場合、まずは就業規則を確認しましょう。就業規則で禁止されているにもかかわらず通勤に使っていると、罪に問われる可能性もあり危険です。
社用車はあくまでも会社の車です。会社の規則を守り、適切な使用を行いましょう。
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田川 英紀
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